Quelles sont les tendances des cabinets en 2022 et comment les avocats doivent-ils se préparer?

Après les événements de 2020 à 2021, les cabinets ont dû s’adapter et s’appuyer sur de nouvelles technologies et de nouveaux modèles d’affaires pour continuer à fournir leurs services à leurs clients tout en respectant leurs délais. Les avocats se sont donc attaqués à la racine du problème : moderniser leur étude et adapter les processus et les outils.

Auparavant, la technologie était considérée comme un atout, et non pas comme une nécessité. Certains clients y voyaient un potentiel avantage concurrentiel, tandis que d’autres n’en tenaient pas compte. Aujourd’hui, l’utilisation de nouvelles technologies est attendue dans les cabinets d’avocats par la plupart des clients, parfois inconsciemment, simplement parce qu’elles sont devenues une norme du marché intersectoriel.

Les entreprises ont commencé à utiliser la numérisation comme critère de sélection des prestataires de services juridiques externes. Elles ont des directives et des exigences plus strictes en matière de reporting, s’attendent à une communication fluide et efficace et à être tenues au courant de l’évolution de leurs dossiers. Elles s’attendent de plus en plus à des interfaces leur permettant de communiquer facilement avec leurs avocats et de partager des documents, de manière confidentielle et sécurisée.

La communication et la tarification devraient également gagner en importance. Les clients souhaitent pouvoir prendre des rendez-vous en ligne et obtenir facilement des mises à jour de la part de leurs avocats. De même, des prix transparents et clairs sont considérés comme essentiels par la plupart des clients lorsqu’ils décident d’engager un cabinet ou un avocat en particulier.

Enfin, les cyberattaques augmentent de manière exponentielle. La plupart des rapports indiquent que les entreprises sont très vulnérables aux cyberattaques. Nous nous attendons donc à ce que les avocats, qui ont généralement adopté une attitude passive à l’égard de la cybersécurité, intensifient et renforcent leurs politique, logiciels et matériels de sécurité.

Que peuvent faire les avocats en 2022 pour se préparer ? Voici quelques-unes de nos recommandations :

1. Utiliser des services sécurisés basés sur le Cloud pour mieux protéger leurs données. La plupart des fournisseurs de services sur le Cloud ont une meilleure sécurité que les serveurs de documents physiques conservés dans les cabinets d’avocats. Ces fournisseurs de Cloud ont en outre la capacité de gérer les sauvegardes, d’assurer la continuité de l’activité, de détecter les failles de sécurité et des équipes de sécurité dédiées à la défense contre les hacks permettant de rétablir le service une fois l’attaque terminée.

2. Utilisez une technologie centrée sur le client. Cela signifie offrir des options de libre-service aux clients par le biais du site web du cabinet d’avocats.

3. Utilisez la gestion des dossiers pour unifier les flux de travail, les documents, les délais, les timesheets, les priorités, les tâches, les bases de données clients, etc. dans l’ensemble du cabinet. Cela permettrait à votre cabinet de collaborer facilement, d’avoir un compagnon efficace au tribunal, de travailler facilement à domicile ou en déplacement et d’éviter de perdre du travail facturable.

4. Venez à la rencontre de vos clients. Les consommateurs préfèrent pouvoir interagir à distance avec leur avocat et sont aussi susceptibles de le mandater à distance. Cela signifie qu’il faut faire en sorte que les clients puissent facilement accéder à une description des services de votre cabinet, les retenir et les commander, échanger des messages et des documents en toute sécurité et effectuer des paiements en ligne. Soyez prêt à offrir vos services par internet.

5. Réduisez les dépenses en locaux. La pandémie a révélé que le travail à distance était efficace et que de nombreux avocats se sentaient effectivement plus productifs en travaillant à distance. Des solutions flexibles comme des platformes de gestion de cabinet numériques sont nettement moins chères que les locaux et aident l’équipe à collaborer efficacement. Cela contribuerait également à la fourniture de services à distance au client (voir ci-dessus). Par conséquent, les investissements dans les capacités numériques sont à privilégier par rapport aux infrastructures lorsque cela est possible.

6. Le timesheet en ligne devrait également se développer au détriment des feuilles excel, qui sont encombrantes et n’incitent pas à saisir vos heures facilement. Des conceptions faciles à utiliser – avec des « nudges » ou des incitations à adopter les comportements souhaités – peuvent être utilisées pour promouvoir de meilleures pratiques de timesheet et s’assurer que le cabinet ne perd pas de travail facturable à cause de mauvaises habitudes de suivi. 

En somme, l’accent est mis sur une amélioration de l’orientation du client en fournissant de meilleures interfaces et de meilleurs services, en réduisant les coûts immobiliers, en améliorant la cybersécurité et la mobilité des avocats et en investissant dans les capacités numériques. Ces tendances prennent toutefois du temps à être mises en œuvre et adaptées à la réalité de chaque cabinet. Cela explique pourquoi de nombreuses études ont déjà commencé à examiner les options disponibles sur le marché ou ont activement commencé à les mettre en place.

Nous espérons que vous avez trouvé nos éclairages et nos conseils utiles. Et vous ? Qu’allez-vous faire pour conseiller au mieux vos clients en 2022 ?