Was sind die 2022 Trends für Anwaltskanzleien und wie sollten sich Anwälte darauf vorbereiten?

Nach den Ereignissen in den Jahren 2020 bis 2021 müssen sich die Anwaltskanzleien anpassen und sich mehr denn je auf die Technologie verlassen, um ihre Dienstleistungen für ihre Mandanten weiterhin erbringen und die Fristen vor Gericht einhalten zu können. Daher haben sich die Anwälte mit dem „Elefanten im Raum“ befasst: Sie haben ihre Praxis modernisiert und ihre Prozesse und Werkzeuge angepasst.

Früher wurde die Technologie als „nice to have“, aber nicht als Notwendigkeit angesehen. Einige Mandanten sahen darin einen potenziellen Wettbewerbsvorteil, während andere das Thema gar nicht wahrhaben wollten. Heute wird Technologie in der Rechtspraxis von den meisten Kunden erwartet, manchmal unbewusst, einfach weil es zu einem branchenübergreifenden Marktstandard geworden ist.

Die Unternehmen haben begonnen, die Digitalisierung als Kriterium bei der Auswahl externer Rechtsdienstleister zu nutzen. Sie haben strengere Berichterstattung Richtlinien und -anforderungen, erwarten eine reibungslose und effektive Kommunikation und wollen über den Fortschritt ihrer Fälle auf dem Laufenden gehalten werden.

Sie werden herbeiwünschen, dass die Schnittstelle die Kommunikation mit Ihren Anwälten und das vertrauliche und sichere Teilen von Dokumenten erleichtert wird. Auch die Kommunikation und die Preisgestaltung dürften an Bedeutung gewinnen. Die Mandanten möchten online Termine vereinbaren und von ihren Anwälten problemlos auf dem Laufenden gehalten werden. Ebenso werden transparente und klare Preise von den meisten Kunden als entscheidend angesehen, wenn sie sich für eine Anwaltskanzlei oder einen bestimmten Anwalt entscheiden.

Schließlich nehmen Cyberangriffe exponentiell zu. Die meisten Berichte weisen darauf hin, dass Unternehmen sehr anfällig für Cyberangriffe sind. Von Anwälten, die im Allgemeinen eine passive Haltung gegenüber der Cybersicherheit eingenommen haben, wird daher erwartet, dass sie ihre Sicherheitsrichtlinien, Software und Hardware verstärken und härten.

Was könnten Anwälte also in 2022 tun, um sich vorzubereiten? Hier sind einige unserer Empfehlungen für dieses Jahr:

1. Nutzen Sie sichere Cloud-basierte Dienste, um ihre Daten besser zu schützen. Die meisten Anbieter von Cloud-Diensten sind besser gesichert als die physischen Dokumentenserver in den Kanzleien. Diese Cloud-Anbieter verfügen außerdem über die Fähigkeit, Backups zu verwalten, die Fortführung der Aktivitäten zu gewährleisten, Feuer- und Wassermelder zu installieren und engagierte Sicherheitsteams einzusetzen, um Hackerangriffe abzuwehren und den Dienst wiederherzustellen, sobald der Angriff beendet ist.
2. Einsatz kundenorientierter Technologie. Dies bedeutet, dass dem Mandanten über die Website der Kanzlei im Außenverhältnis Selbstbedienungsoptionen zur Verfügung gestellt werden. 
3. Nutzen Sie die Vorgangsverwaltung, um Arbeitsabläufe, Dokumente, Fristen, Zeiterfassung, Prioritäten, Aufgaben, Kundendatenbanken usw. in der gesamten Kanzlei zu vereinheitlichen. Dies ermöglicht Ihrer Kanzlei eine einfache Zusammenarbeit, einen effektiven Gerichtsbegleiter, einfaches Arbeiten von zu Hause oder von unterwegs aus und vermeidet den Verlust abrechenbarer Arbeit.
4. Treffen Sie Ihre Mandanten dort, wo sie sind. Die Verbraucher ziehen es vor, aus der Ferne mit ihrem Anwalt zu interagieren und werden ihn wahrscheinlich auch aus der Ferne beauftragen. Das bedeutet, dass es für die Kunden einfach ist, eine Beschreibung der Dienstleistungen Ihrer Kanzlei abzurufen, Ihre Dienste in Anspruch zu nehmen, Dienstleistungen zu bestellen, Nachrichten und Dokumente sicher auszutauschen und Zahlungen online vorzunehmen. Seien Sie bereit, Ihre Dienstleistungen online anzubieten.
5. Reduzierung der Ausgaben für Räumlichkeiten. Die Pandemie hat gezeigt, dass die Arbeit aus der Ferne effektiv ist, und viele Anwälte fühlten sich tatsächlich produktiver, wenn sie aus der Ferne arbeiteten. Flexible Lösungen wie Praxismanagement sind wesentlich kostengünstiger als Büroräume und helfen dem Team, effizient zusammenzuarbeiten. Dies würde auch zur Erbringung von Ferndienstleistungen für den Mandanten beitragen (siehe oben). Folglich sollten Investitionen in digitale Fähigkeiten nach Möglichkeit der Infrastruktur vorgezogen werden.
6. Auch die Online-Zeiterfassung wird voraussichtlich zunehmen, zum Nachteil von Excel-Tabellen, die umständlich sind und keinen Anreiz zur Zeiterfassung bieten. Ein benutzerfreundliches Design – mit so genannten „Nudges“ oder Anreizen zur Übernahme gewünschter Verhaltensweisen – kann eingesetzt werden, um bessere Zeiterfassungspraktiken zu fördern und sicherzustellen, dass der Kanzlei keine abrechenbare Arbeit durch schlechte Zeiterfassungsgewohnheiten verloren geht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Schwerpunkt auf der Verbesserung der Kundenorientierung liegt, indem bessere Schnittstellen und Dienstleistungen für den Kunden angeboten werden, die Immobilienkosten gesenkt, die Cybersicherheit und die Mobilität der Anwälte verbessert und in digitale Fähigkeiten investiert wird. Diese Trends brauchen jedoch Zeit, bis sie umgesetzt und an die Gegebenheiten der einzelnen Kanzleien angepasst sind. Dies mag erklären, warum viele Kanzleien bereits begonnen haben, die auf dem Markt verfügbaren Optionen zu prüfen oder aktiv mit der Umsetzung begonnen haben.

Wir hoffen, dass Sie unsere Erkenntnisse und Ratschläge nützlich fanden. Und Sie? Was werden Sie tun, um Ihren Kunden im Jahr 2022 zu dienen?